<![CDATA[OY DIALOGUES & DESIGN LTD - Diablog]]>Tue, 16 Jul 2019 03:32:33 +0300Weebly<![CDATA[Entäpä jos antaisi asioiden lähteä laukalle...]]>Sun, 14 Jul 2019 12:06:12 GMThttp://diades.net/diablog/entapa-jos-antaisi-asioiden-lahtea-laukalle​teksti: Heikki Ervast

Kun kuulija kuulee vain sen, mitä haluaa kuulla, hän yrittää järjestää kuulemistilanteen sellaiseksi, ettei kuultavan sanoma pääse yllättämään. Tilanne pysyy hallinnassa.

Case 1: Kunnan sivistystoimen virkamiehet ja lautakuntapoliitikot ovat valmistelleet koulun lakkautuspäätöstä osana kunnan talouden tasapainottamisohjelmaa. Koulualueen asukkaita päätetään kuulla osana valmistelua. Kuulemistilaisuudessa asiasta päättävät poliitikot loistavat poissaolollaan ja virkamiehet yrittävät pitää puoliansa vedoten laskelmiin ja faktoihin. Kuntalaisten kommenteissa heijastuvat henkilökohtaiset kokemukset. Faktat, laskelmat ja kunnan budjetin tasapaino jäävät jalkoihin. Lunta tulee tupaan ja tunteet leimahtelevat - myös virkamiesten sydämissä. 

Case 2: Yrityksen taloudellinen tilanne on heikentynyt, myynti supistunut ja kustannukset tahtovat karata käsistä. Tilanteeseen on pakko reagoida yrityksen pelastamiseksi. Tulopuolella ei ole näkyvissä uusia tuottoisia avauksia, joten menoja on karsittava. Henkilöstömenot ovat merkittävä tekijä taseessa ja yritys päättää käynnistää yt -menettelyn henkilöstön vähentämiseksi. Ratkaisu ei saa kannatusta henkilöstössä. Jokainen ajattelee omaa kohtaloaan eikä yrityksen missio ole päällimmäisenä mielessä. Sitoutuminen strategiaan lakkaa siinä vaiheessa, kun oma pörssi uhkaa keventyä. Lunta tulee johtoryhmän tupaan.

Liisa Jurmu ja Jukka Hakola kirjoittavat blogitekstissään siirtymisestä kuulemisesta kuuntelemiseen. Onnistunut osallisuus ja vuorovaikutus tuottavat hyviä tuloksia ja luovat luottamusta päätöksentekoon. Mutta kuinka siirtyä kuulemisesta aitoon kuuntelemiseen? Liisa ja Jukka esittävät tekstissään hyvän esimerkin. Lue blogiteksti tästä.

Osallistamis- ja kuulemistilanteissa uudet aatteet ja vanhat toimintatavat kohtaavat. Jos uskallusta aitoon kuulemiseen ei ole, ongelmaksi näyttää nousevan tarve ohjata ja kontrolloida prosessia.  Kuntalainen, työntekijä tai asiakas on arvaamaton tekijä, joka voi nostaa esille asioita, jotka tekevät prosessista monimutkaisemman. Muodostuu tarve valmistella tilaisuus niin, että se johtaa haluttuun lopputulokseen. Tarvitaan tietoa, tilastoja ja vakuuttavia esittelypuheenvuoroja. Mutta ne menevät helposti toisesta korvasta sisään ja toisesta ulos, koska korvien välissä asustaa ihminen, joka ei ole hallittavissa.

Mitä tapahtuu, kun ihmiset saavat vapaasti ottaa kantaa ja heitä kuullaan aidosti? Alussa prosessi vaikuttaa sekamelskalta ja vaikeasti johdateltavalta - varsinkin jos pyrkii ohjaamaan keskustelua liian aikaisin kohti loppupäätelmiä. Vähitellen kuitenkin erilaiset näkökulmat alkavat hioa toisiaan ja niiden esittäjät saavat kokea olevansa mukana asian muotoilussa (tämä on sitä todellista palvelumuotoilua!). Lopputuloksena asia palautuu takaisin valmistelijoiden käsiin hioutuneena ja rönsyt karsittuna, ehkäpä tuoden mukanaan aivan uudenlaisen ratkaisun, joka voi olla alkuperäistä tehokkaampi ja taloudellisempi.

Se, miten kuulluksi tuleminen toteutuu yt -prosessissa, vaikuttaa merkittävästi siihen, miten henkilöstö sitoutuu uuteen strategiaan yt:n jälkeen. Aito kuunteleminen ja erilaiset äänenpainot salliva vuoropuhelu luovat luottamusta tulevaan. Kokemuksellisuus ja tieto kulkevat käsi kädessä.

Valistunut johtajuus ja viisas valmistelu lähtevät toimintatavasta, jossa uusi valmisteltava asia tuodaan keskusteltavaksi ja kuultavaksi jo alkuvaiheissaan ennen kuin on edes hahmoteltu mahdollisia päätöksenteon vaihtoehtoja. Tarvitaan runsaasti dialogeja prosessin alussa, jolloin valmisteluun tulee uusia ja joskus jopa luovia vaihtoehtoja.  Valmistelun edetessä ja tiedon karttuessa mahdolliset ratkaisuvaihtoehdot vähenevät. Lopulta päätöksen tekeminen on helppoa. Ihmiset sitoutuvat valittuun ratkaisuun, kun ovat saaneet olla muokkaamassa sitä, vaikka oma alkuperäinen ajatus ei toteutuisikaan.

Laukalle lähtenyt asia palaa takaisin kotiinsa kokeneena ja viisastuneena.

]]>
<![CDATA[Kuulemistilaisuudet ja osallistaminen eivät kunnissa riitä, on opittava kuuntelemaan]]>Mon, 03 Jun 2019 13:07:35 GMThttp://diades.net/diablog/kuulemistilaisuudet-ja-osallistaminen-eivat-kunnissa-riita-on-opittava-kuuntelemaan
teksti: Liisa Jurmu ja Jukka Hakola

Jos kaikki ei mene kuten Strömsössä...


Lakisääteinen kuulemistilaisuus on alkamassa erään kunnan valtuustosalissa. Suunnittelusta vastanneet ja tähänkin tilaisuuteen hyvin valmistautuneet asiantuntijat ovat valmiina aloittamaan. Seinille on ripustettu havainnekuvia asiantuntijoiden valmistelemista vaihtoehdoista, joissa on otettu huomioon valtuuston päätökset kyseisestä asiasta. Valmistelusta vastaavat viranhaltijat vaikuttavat passiivisilta, mutta ovat kuitenkin valmiina reagoimaan heille esitettäviin kysymyksiin.

Hieman ennen H-hetkeä ryhmä poliittisesti suuntautuneita kuntalaisia tulee paikalle tervehtien kaikkia suureen ääneen ja kiroten koko tilaisuuden tarkoitusta. Kaikki kuuleman mukaan on päätetty jo ennakolta eikä tällä tilaisuudella olisi enää mitään merkitystä. Moni paikalla oleva on hämillään näytöksestä.

Tervetulosanojen, tilaisuuden tavoitteiden lausumisen ja asiantuntijoiden esittäytymisen jälkeen päästään asiaan. Ihmisiä houkutellaan tekemään kysymyksiä ja kommentoimaan kuulemaansa. Ja niin tapahtuu. Asiantuntijat ovat tehneet loistavaa työtä ja suoriutuvat tilanteesta hienosti, vaikka saavat osakseen paljon heille kuulumatonta palautetta. Yhteistä aikaa kuluu epäasialliseen käyttäytymiseen, kaikkia ehdotuksia ei ehditä käydä kunnolla läpi ja seinälle ripustetut kuvat jäävät hyödyntämättä.

Osallistujat tuottavat myös konkreettisia ideoita. Valitettavasti kukaan ei kirjoita mitään muistiin. Tilaisuuden päätteeksi järjestävän tahon viranomainen pyytää ideoiden esittäjiä ja kaikkia muitakin osallistuneita menemään kunnan nettisivuille ja etsimään sieltä linkin, johon ideoita voi käydä kirjaamassa. Osallistujien turhautuminen on luettavissa heidän kasvoiltaan.


Entä jos toimisimmekin toisin?

Toisessa kunnassa järjestettiin myös kuntalaisten kuulemistilaisuus. Tähän tilaisuuteen oli pyydetty verkosto-ohjaajia varmistamaan, että jokaisella paikalle tulleella henkilöllä on mahdollisuus puhua. Tervetuloseremonioihin kuului kolme viiden minuutin alustuspuheenvuoroa, joiden jälkeen siirryttiin pienryhmäkeskusteluihin. Alun hämmennyksen jälkeen keskustelut lähtivät liikkeelle hieman epäileväisesti, mutta vähitellen paikalle tulleet alkoivat luottaa järjestäjän avaukseen, jossa hän oli vakuuttanut kuulijoilleen: “Nyt puhujina olette kaikki te ja kuuntelijoina me.”

Muutamien strukturoitujen keskusteluhetkien jälkeen kokoonnuttiin vielä yhteiseen tilaan. Paikalla olleet työntekijät kirjoittivat fläppipapereille asioita, joita he tulevat viemään eteenpäin tämän illan tilaisuuden perusteella. Kirjoittamisen lisäksi viranomaiset kertoivat kuulemistaan asioista seikkaperäisesti. Tilaisuus päättyi verkosto-ohjaajien kysymykseen: “Tulitteko te tänään kuulluksi ja miltä teistä tuntuu nyt?”

Viimeisen puheenvuoron käytti tilaisuuden järjestäjä. Hän kertoi lyhyesti, miten nämä asiat etenevät ja milloin asian tiimoilta järjestetään seuraava yhteinen tilaisuus. Osallistujat vaikuttivat kotiin lähtiessään tyytyväisiltä ja positiivisesti tulevaisuuteen suhtautuvilta kuntalaisilta.


Ei tämä sattumaa ollut

Lukuisten kuntalaistilaisuuksien ja järjestötapaamisten fasilitointikokemusten perusteella olemme havainneet, että toimintakulttuurit vaihtelevat kuntien välillä suuresti ja yhteistyö eri tahojen välillä on kunnissa hyvin eri tasoilla. Suuressa osassa kuntia kuntalaisten osallisuuden ja kumppanuuksien merkitys eri sektorien toimijoiden kanssa tunnistetaan tärkeiksi. Useimmissa kunnissa myös tunnistetaan tarve uudenlaisten osallisuusmuotojen ja kumppanuuksien kehittämiselle. Tästä huolimatta osaamista tähän ei aina ole. Yhteistyötä rakennetaan usein vanhojen mallien mukaisesti ja usein edelleen hallintolähtöisesti.

Miten päästään aitoon kumppanuuteen, tasavertaiseen keskusteluun, yhteiseen tiedon luomiseen ja jalostamiseen? Uskomme, että ratkaisu tähän löytyy kyvystä luoda dialogeja mahdollistavia tiloja. Fyysisiä ja miksei myös virtuaalisia paikkoja, joissa kaikki osallistujat voivat tasapuolisesti puhua ja kuunnella toistensa puhetta. Vuorovaikutuksen mahdollistava tila ei synny järjestämällä kuntalaisten kuulemistilaisuus ja varaamalla tilaksi kunnan valtuustosali kahvitarjoiluineen. Harvemmin se syntyy myöskään esittelemällä valmiita suunnitelmia ja kysymällä kuntalaisten mielipiteitä jo valittuihin vaihtoehtoihin.

Vuorovaikutuksen mahdollistavan tilan syntymisen kannalta olennaisinta on kokemustemme mukaan viranhaltijoiden aito halu kuunnella kuntalaisia, sekä tahto valmistella ja toteuttaa asioita yhteisen ja jaetun ymmärryksen pohjalta. Tämä edellyttää valmiutta muuttaa omia ennakko-oletuksia ja näkemyksiä, sekä rohkeutta tulla pois niin sanotusta perinteisestä viranhaltijan roolista: valmistelijan roolista koordinoijan ja keskustelevan kuuntelijan rooliin.

Vuorovaikutukselle on varattava riittävästi aikaa ja sitä tulee johtaa. Usein toimii ratkaisu, jossa tilaisuuden koordinointi on ulkoistettu tilanteeseen kuulumattomalle henkilölle. Hänen on mahdollista tukea osallistujia henkilökohtaisella tasolla tai koko ryhmää tilanteeseen ja asiaan sopivilla verkostotyön menetelmillä.


Onnistunut osallisuus koetaan tärkeäksi

Osallisuus on onnistunutta hallinnon näkökulmasta silloin, kun toiminnan kehittämiseen ja päätöksentekoon on saatu uudenlaisia näkökulmia ja ideoita. Eikä pieniä tuloksia ole myöskään demokratian ja hallinnon legitimiteetin vahvistuminen. Kuntayhteisön näkökulmasta osallisuusprosessit ovat onnistuneita kun toimijoiden välinen luottamus kasvaa, sosiaalinen pääoma lisääntyy ja kuntayhteisö tiivistyy. Kuntalaisten näkökulmasta osallisuus on onnistunutta kun he kokevat voivansa vaikuttaa asioihin ja olla aidosti osallisena. Parhaillaan osallisuus vähentää syrjäytymistä ja lisää asukkaiden hyvinvointia.

Mitä tämä sitten edellyttää? Olemme huomanneet, että osallisuusasioiden edelläkävijä -kunnissa on löytynyt kykyä kuunnella ja olla läsnä, rohkeutta murtaa rooleja ja uskallusta ylittää näkyviä ja näkymättömiä rajoja. Ei loppujen lopuksi kovinkaan isoja asioita toteuttaa, mutta merkittäviä vuorovaikutteisen toimintakulttuurin kehittymisen näkökulmasta.  

]]>