Case Ylitornio eli kuinka kunta käy vuoropuhelua kuntalaisten kanssa
teksti: Heikki Ervast
Kunnat ovat toiminnassaan yleensä enemmän reaktiivisia kuin proaktiivisia. Toimintaympäristössä tapahtuu muutoksia. On pakko reagoida. Väestörakenne muuttuu, tulopohja horjuu, hyvinvointialue tulee, lainsäädäntö muuttuu… Tarttis tehdä jotain!
Kunnat laativat kyllä säännöllisesti visioita ja strategioita. On kuvauksia siitä millaisia haluamme olla ja miten yhteinen kuntamme haluaa toimia. Eli olemme kuitenkin proaktiivisia? Kyllä, mutta usein vain paperilla. Emme elä ja koe tuota haluttua asioiden tilaa ja tulevaisuuskuvaa. Emme muodosta henkilökohtaisia liittymäpintoja siihen. Mitä minä henkilökohtaisesti teen asioiden eteen?
Ylitornion kunta otti askeleen kohti hyvää tulevaisuuden kuvaansa ja sen kokemuksellista hahmottamista. Kunta tilasi yritykseltämme sivistystoimen kehittämissuunnitelman toimeenpanoa valmistelevan dialogisen prosessin, jonka tarkoituksena oli tuottaa kouluverkkokysymyksiin talous- ja tilastotiedon lisäksi arvo- ja kokemustietoa. Prosessiin kuului kuntalaisten dialogisia kuulemisia, vuoropuheluja henkilöstön kanssa ja prosessin päättävä kuntapäättäjien dialogi. Koko prosessi dokumentoidaan päätöksenteon tueksi.
Kun kuulemis- ja osallisuustilaisuudet perustuivat ennakointidialogimenetelmiin ja hyvän tulevaisuuden yhteistoiminnalliseen hahmotteluun, nousivat pintaan – aivan kuin automaattisesti – arvokysymykset sekä veto- ja pitovoimakysymykset. Myös koulupalvelujen saavutettavuus- ja tasa-arvokysymykset sekä päätöksenteon perusteet puhuttivat.
Proaktiivinen toiminta on kokemuksellisuutta, puhumista siitä, mistä ei vielä tiedetä, mutta haluttaisiin tietää. Se on myös dialogeja arvoista. Siis asioiden ennakoivaa kokemista oman elämän kautta.
Prosessi suunniteltiin yhdessä kunnan ja kouluyksiköiden edustajien sekä sivistyslautakunnan puheenjohtajan kanssa. Sitä varten perustettiin ohjausryhmä, joka työskenteli yhteisesti jaetulla digitaalisella Miro -alustalla.
Vierailimme kaikilla kunnan kouluilla, kävimme iltapäivädialogeja koulujen henkilökuntien kanssa ja iltadialogeja alueen asukkaiden kanssa. Suurin osa päättäjistä oli mukana dialogeissa jo tässä vaiheessa.
Kaikki tilaisuudet toteutettiin hybridimallisina eli osallistujat olivat mukana joko paikan päällä tai etäyhteydellä. Etäosallistujat kävivät samat pienryhmävuoropuhelut kuin paikalla olijatkin, mutta kirjasivat tuotoksensa Miro-sovellukseen. Nämä projisoitiin reaaliaikaisesti tapahtumapaikalle.
Kuntapäättäjien dialogi toteutettiin ennakkovaikutusten arviointimenettelyllä. Päättäjien joukko jakaantui pieniin ryhmiin pohtimaan kolmen vaihtoehtoisen tulevaisuusskenaarion vaikutuksia lapsiin ja nuoriin, yleensä kuntalaisiin, talouteen sekä henkilöstöön. Prosessi tuotti arvokasta tietoa päätöksenteon valmistelijoille.
Näyttäisi siltä, että myös tässä dialogisessa prosessissa aika on merkittävä tekijä. Asiat kypsyvät tilaisuuksien ja tapaamisten välillä, uusia ajatuksia syntyy ja innovaatio saa tilaa. Niin tässäkin.